Todos tienen opiniones sobre las reuniones: por qué algunas reuniones no son necesarias, lo que las hace innecesariamente largas, etc. Pero no es difícil mejorar las reuniones. Con mínima preparación y previsión, Las reuniones pueden ser más productivas para todos.
Una clave para celebrar mejores reuniones es identificar qué tipo de reunión tiene la intención de celebrar y luego prepararse para ello.
4 TIPOS DE REUNIONES
Las reuniones más comunes se dividen en cuatro tipos: informativas, de discusión y colaboración, check-in y reunión de trabajo.
Informativas
Este tipo de reunión se utiliza para difundir información. Ayuntamiento semestral probablemente informativo. Por lo general, solo una de las partes tiene información para compartir, y los asistentes están allí para absorberla.
Discusión y colaboración
Como ejemplo, las tormentas de ideas son reuniones de discusión o colaboración. La información debe provenir de varias personas. Las reuniones de colaboración también pueden ser reuniones de resolución de problemas. En este tipo de reunión, una o más de las partes involucradas podrían establecer la agenda.
Check-in
Esta es una reunión programada regularmente, generalmente en torno a un proyecto en particular, que podría estar en curso o tener una fecha de finalización anticipada. Un scrum diario es un ejemplo de una reunión de registro. Los registros son buenos para asegurarse de que todos los involucrados en algún tipo de trabajo o proyecto estén actualizados sobre problemas, soluciones, cambios, progreso, etc. Los registros regulares pueden ser (pero no tienen que ser) muy cortos, especialmente cuando hay pocos o ningún cambio desde la última reunión.
Trabajo
En una reunión de trabajo, las personas simplemente se unen para completar el trabajo que debe hacerse. Un ejemplo es una reunión en la que una variedad de partes interesadas del equipo se unen para implementar cambios en el código (por ejemplo, en un sitio web u otro producto interactivo) que las dos partes pueden verificar con precisión solo en presencia mutua. Las reuniones de trabajo pueden reducir la procrastinación de raíz.
5 CONSEJOS PARA HACER LAS REUNIONES MÁS PRODUCTIVAS
Programe las reuniones con la cantidad de tiempo adecuada por adelantado
Algunas reuniones deben realizarse en las semanas calendario antes de que tengan lugar. Por ejemplo, cualquier reunión con un gran número de asistentes, como una reunión general de accionistas de la compañía o una reunión trimestral de accionistas, debe establecerse con suficiente antelación para ayudar a tantas personas como sea posible a despejar sus horarios.
Otras reuniones, especialmente las reuniones internas, tampoco deberían programarse la reunión es para continuar o resolver una discusión o proyecto que ya ha comenzado, no desea pasar demasiado tiempo entre la discusión más reciente y la reunión. La gente necesita venir a la reunión con las ideas aún frescas en sus mentes.
Use una línea de asunto clara
Ya sea que programe una reunión con una invitación de calendario o un simple correo electrónico o mensaje de Slack, use una línea de asunto clara. Es clave para la productividad de todos. Indique en pocas palabras no solo el tema de la reunión sino también su propósito. Esto ayuda a todos a entender por qué están siendo invitados. También ayuda a las personas a prepararse con anticipación.
Tener una agenda y objetivos
Una agenda es una lista de cosas que sucederán en una reunión, generalmente en orden secuencial. Además, debe determinar los objetivos. ¿Qué decisiones se deben tomar al final de la reunión? ¿Qué resultados ocurrirán? Cuando lo invitan a una reunión con un nuevo contacto, es perfectamente razonable preguntar: «¿Qué espera obtener de esta reunión?»
Es posible que no necesite que la agenda y los objetivos sean explícitos. Por ejemplo, el propósito de una reunión de check-in es siempre el mismo: registrarse, revisar el progreso y plantear inquietudes. Es probable que no necesite una agenda explícita. Y a veces los objetivos están implícitos en la línea de asunto: por ejemplo, «Establecer la alineación para la edición de agosto de la revista». El objetivo es completar esa tarea en una reunión de trabajo.
Defina el líder de la reunión
Cada reunión necesita un líder o co-líderes. En la mayoría de los casos, el líder es la persona que convocó la reunión, pero no siempre. Es esencial ser claro.
La peor reunión a la que asistí no tenía líder. No tenía dirección, y nadie sabía cómo encaminarnos. Alrededor de la mitad, me di cuenta de que varias partes pensaban que se suponía que iba a liderar. Me sentí humillada y enojada con la persona que lo programó sin dejar en claro quién se suponía que conduciría la conversación. Como otro ejemplo, una vez convoqué una reunión, la programé y tenía la intención de ejecutarla, solo para que otro colega la asumiera por completo. Eso también fue exasperante
Pierda la tecnología, pero haga la demostración
Antes de perder el tiempo creando una presentación de diapositivas, pregúntese: «¿Necesito alguna presentación?» Si la respuesta es sí, recuerde que las diapositivas deben usarse para mantener a las personas comprometidas y reforzar sus puntos, no para hacerlos por usted. Las toallitas con estrellas no impresionan a nadie, y nadie quiere ver un video cuando vienen a escucharte hablar o conversar contigo. Demostrar cómo funciona No muestres fotos ni videos de él.
Cuando desee compartir información con todos los asistentes, envíela antes de la reunión. Si la gente lo revisará por adelantado es otro asunto, pero deles la opción. Entonces puede pasar su tiempo llegando al corazón de las cosas (posiblemente también menos tiempo).