Estoy trabajando remotamente hoy. De hecho, trabajo de forma remota todos los días y lo he estado haciendo durante los últimos 20 años. Las tecnologías que permiten a cualquier persona trabajar el 7/24/365 desde cualquier parte del mundo son tan comunes que casi no es necesario enumerarlas (aunque mencionaré algunas herramientas específicas que me gustan en este artículo). Lo que necesita saber es que la sociología del trabajo remoto productivo es mucho más difícil de dominar que la tecnología. Dicho de otra manera, aprender a trabajar solo es más difícil de lo que piensas. Aquí hay algunos consejos y técnicas que desbloquearán sus habilidades de trabajador remoto.

Reglas generales

Crea un espacio de trabajo.

Esto puede sonar obvio, pero un espacio de trabajo definido es crítico para el trabajo remoto. Puede ser un escritorio, un estante, un mostrador, una silla, una esquina en el piso cerca de una toma de corriente o el armario debajo de las escaleras, pero debe configurar un espacio de trabajo definido. En él, tendrá energía, luz, su computadora (o teléfono inteligente o tableta), un asiento, algún tipo de espacio en el escritorio y acceso a Internet (si es necesario, y no siempre es necesario). Es importante destacar que debe ser tuyo, y si no se puede separar físicamente del resto de tu entorno, se debe separar psicológicamente de él.

Mantener el horario de trabajo normal.

Si se supone que debes trabajar de 8 a 5, trabaje de 8 a 5. No comience antes de las 8 am y no se detenga antes de las 5 pm. Tome los mismos descansos que tomaría si estuviera en la oficina, incluido, y esto es importante, ¡el almuerzo! Las horas regulares aumentan la productividad. Lo prometo.

Establezca reglas para los seres humanos con los que no trabaja durante el horario laboral.

No puedo decirle lo fácil que es para su ser querido ingresar a su espacio de trabajo solo para decir «Hola». Este es el mayor asesino de productividad imaginable. No dejes que suceda. Tendrás descansos programados. Ese es el momento perfecto para chatear. De lo contrario, ¡solo di que no!

Las rutinas de la mañana son sagradas.

Tengo un ritual matutino. Lo realizo. Lo hago todos los dias. Es un ritual dinámico y en evolución que se ha adaptado a mi edad y etapa a lo largo de los años. Necesitas el tuyo. Crea uno.

Maneja tu tiempo.

No se deje interrumpir por su teléfono (para eso es el correo de voz), sus aplicaciones de mensajería (a menos que sea su jefe o una emergencia laboral), reuniones mal programadas (lo veremos en un minuto), la necesidad de caminar a la cocina, o el deseo de organizar tu cajón de calcetines en el medio del día.

Salga cuando sea hora de salir.

Si su jornada laboral termina a las 5 pm, apague sus dispositivos y aléjese de su espacio de trabajo. De lo contrario, es muy probable que te sientes allí para siempre. Cuando trabaja de forma remota, nunca llega tarde al trabajo, pero tampoco puede salir de la oficina. Oblígate a dejar de trabajar. Cuando finalice su día de trabajo programado, ¡es hora de cambiar de actividad!

La tecnología

Un teléfono laboral con un número de teléfono separado.

En un mundo perfecto, tendrá un teléfono de trabajo separado de su propio número de teléfono. La voz es una aplicación; Las llamadas son súper económicas. Un número de teléfono por separado es crítico si lo va a apagar al momento de dejar de trabajar. Nuevamente, para eso es el correo de voz. Para los servicios de buzón modernos que pueden combinar llamadas telefónicas fijas y telefónicas.

Llamadas de conferencia.

Si trabaja para una empresa, es muy probable que ya tenga sus propias líneas de conferencia. Yo tengo varias. Se rotan secuencialmente en caso de que una llamada determinada se prolongue. Grabamos cada llamada (tengo un administrador, que también trabaja remotamente, por cierto, en cada llamada para tomar notas). Se generan y envían informes posteriores a la acción (y notas de agradecimiento). Es como trabajar en el trabajo, excepto que todo está muy estrictamente programado. Si no tiene un administrador, calendly.com es una muy buena herramienta de programación. Si no tiene su propio servicio de llamadas en conferencia, soy fanático de freeconferencecalling.com pero casi todas las aplicaciones de mensajería (FB, Slack, Bluejeans, Join.me, etc.) tienen capacidad de llamadas de voz.

Una VPN para la seguridad.

Necesita su conexión de banda ancha para estar seguro. Si su empresa no usa una VPN, ese es su problema. Necesitas usar uno. Soy fanático de encrypt.me, pero hay docenas de otros como NordVPN, ExpressVPN y CyberGhost. Pregúntele primero a su personal de TI de su empresa. Si no tienen una solución favorita, encuentre una que le guste. Una VPN es absolutamente necesaria (sin importar desde dónde trabaje).

Una conexión de banda ancha sólida.

Esto es evidente. Cuanto más grande sea la tubería, más fácil y rápido podrás hacer las cosas. Verifique su capacidad de subida. Muchos servicios son asimétricos. Si tiene que cargar muchos archivos todos los días, querrá los tiempos de carga más rápidos que pueda pagar.

Herramientas colaborativas.

No pretendo elegir Microsoft, pero Office no es un conjunto de herramientas de colaboración. Tampoco Office365 (aunque Microsoft afirma que sí). Google ofrece una versión industrial de su G-Suite. Ese es nuestro conjunto de aplicaciones. De manera rutinaria, tenemos tres o cuatro personas trabajando en un solo documento, diapositiva u hoja de cálculo. Es este entorno colaborativo en línea el que nos permite ser tan productivos como nosotros. Si bien un conjunto de herramientas como este es fundamental para el trabajo remoto, diría que un espacio de trabajo en línea verdaderamente colaborativo aumentaría la productividad de cualquier equipo.

Herramientas de mensajería.

Hay tantas herramientas de mensajería que no creo que pueda enumerarlas todas. Slack, Google Hangouts, Teams, FB Messenger, Whatsapp, WeChat, Viber, Skype, Discord. La mayoría de ellos tienen alguna combinación de voz, texto y uso compartido de pantalla. ¿Cuántas veces alguien me hizo un Facetime mientras tomaba la pantalla de su computadora? Demasiadas veces para mencionar.

El peligro con las aplicaciones de mensajería es que pueden ser extremadamente disruptivas cuando trabajas de forma remota. Utilizamos protocolos muy específicos para la mensajería en nuestra organización. Hay canales específicos para cosas específicas y un conjunto de reglas para cada uno. La mensajería es una forma de arte y, dependiendo de la cultura de su organización, puede ser una tecnología habilitadora o un destructor de mundos. Y sí, lamentablemente, el correo electrónico sigue siendo la mejor aplicación.

Gestión de proyectos y herramientas de flujo de trabajo.

¿Su empresa todavía está haciendo la gestión de proyectos en cascada, o está haciendo una gestión de proyectos ágil, o algo en el medio? Sí, hay una aplicación para eso. Clubhouse, Trello, Zoho, Basecamp: la lista es prácticamente interminable. Luego están las herramientas de CRM y de canalización, Salesforce, Hubspot, Microsoft Dynamics, Monday, etc. Esta lista también es interminable. Independientemente de lo que use, debe profundizar más cuando trabaja de forma remota.

La sociologia

Actúa como si estuvieras en la oficina.

No estás en la oficina, pero puedes actuar como si estuvieses. Averigüe cómo se comunicarán usted y sus informes directos. ¿Vas a usar el correo electrónico o una aplicación de mensajería? ¿Compartirás la pantalla varias veces al día? Nuestros equipos a menudo abren un chat de video en Slack o Google Hangouts y lo dejan abierto mientras resuelven problemas. Una vez que aprende a hacer esto, es significativamente más productivo que las reuniones en la oficina y las sesiones de trabajo porque todos están en su espacio de trabajo personal y tienen el 100 por ciento de sus herramientas de productividad a su disposición para toda la reunión. Solo necesita entender la idea de que está en dos lugares a la vez.

Programe llamadas telefónicas como si fueran reuniones.

Es posible que ya lo haga, pero si no lo hace, debería hacerlo. Cuando trabaja de forma remota, todo se programa como si fuera una reunión: llamadas telefónicas, compartir pantalla, chats en vivo, todo. Ya sabes cómo usar una invitación de calendario. Trabajar de forma remota no cambia nada con respecto a la gestión del calendario.

Programe registros a través de aplicaciones de voz o mensajería.

Las personas que son nuevas en el trabajo remoto a menudo se olvidan de establecer contactos con sus colegas. La mayoría de las herramientas de comunicación que se usan comúnmente son unilaterales, lo que significa que están optimizadas para conectarse a una cosa específica y mantenerse conectadas a ella. Es genial que interactúes con tu equipo todo el día. Necesitas «caminar por el pasillo» y toparte con alguien con quien no trabajas día a día. Los trabajadores remotos logran esto creando archivos para recordarles que se comuniquen regularmente con sus compañeros de trabajo. Los profesionales experimentados automatizan esto, tú también puedes.

Crear informes durante todo el día.

Tu jefe quiere saber qué haces todo el día. Mantenga un registro de lo que está trabajando. Cree un breve informe durante el día que pueda enviarse por la noche. Es posible que ya tenga herramientas que generan automáticamente estos informes de gestión, pero si no lo tiene, entonces cree el hábito de demostrar su productividad. Esto tiene dos beneficios. Uno, tu jefe te amará. Dos, serás mucho más productivo porque tienes una comprensión clara de tu propio flujo de trabajo y de tus resultados.

Realice reuniones con todo el personal y a través de video y herramientas de pantalla compartida.

Llevamos a cabo reuniones de todo el personal y con Hangouts de Google o Zoom. Pequeñas reuniones de video se llevan a cabo en Slack. Personalmente, me gusta el Messenger de Facebook para chats de video rápidos. Hay alrededor de un millón de maneras de hacer esto. Elija algunas herramientas y programe y celebre reuniones como si estuviera trabajando en el mismo edificio de oficinas.

Puede que no puedas regresar

El brote de COVID-19 tiene a todos luchando por descubrir cómo trabajar desde casa. Algunas compañías están instituyendo protocolos A-Team / B-Team donde aproximadamente la mitad de la fuerza laboral se queda en casa un día y viene a trabajar al siguiente. Esto permite que las personas trabajen más separadas entre sí en la oficina. Otros simplemente están pidiendo a los trabajadores que no entren. Independientemente de las políticas, estamos a punto de aprender algo nuevo sobre lo que significa tener un número significativo de trabajadores remotos de cuello blanco.

Más de las tres cuartas partes de nuestro personal ha estado trabajando de forma remota durante los últimos 15 años. Hemos desarrollado herramientas y técnicas que hacen que nuestra organización sea significativamente más poderosa que otras empresas de nuestro tamaño. La productividad siempre ha sido el motor número uno de la economía. Les puedo asegurar que con la práctica, sus equipos remotos serán tan productivos como (o más productivos que) sus equipos en el sitio.