A medida que muchos trabajos modernos crecen en complejidad, lidiando con una economía que se escala rápidamente y una escasez significativa de talento capacitado, numerosas compañías han empezado a utilizar el software y otras soluciones tecnológicas con mayor fervor para mantener los niveles de productividad consistentes.
El stock actual de tecnología disponible para las empresas, desde sofisticado software de inteligencia empresarial hasta inteligencia artificial, análisis del habla y más, ofrece un nuevo medio para lograr lo anterior a la vanguardia: los bots.
Estos bots no son robots físicos literales, sino creaciones programáticas capaces de realizar innumerables tareas y operaciones.
Dichos bots se utilizan cada vez más como parte de una forma de automatización de procesos de negocio que se fortalece constantemente, pero este tipo de automatización presenta beneficios únicos además de una serie de desafíos especiales.
¿Qué es la automatización robótica de procesos?
En esencia, la automatización de procesos robóticos (RPA) es simplemente el uso de software de inteligencia artificial para hacer frente a tareas repetitivas y de complejidad relativamente baja sin la entrada adicional del usuario (humano). Por supuesto, la forma en que este tipo de software logra este objetivo es bastante diferente de los enfoques de antaño.
De hecho, es el enfoque único de RPA para la automatización que lo convierte en una de las soluciones más flexibles que una empresa puede utilizar.
Cómo funciona la automatización robótica de procesos
Aunque la automatización de procesos robóticos existe bajo el paraguas de la IA, se ve en gran medida como un paso en algún punto entre la verdadera IA y el software manipulado por el usuario. Un programa típicamente denominado robot o robot recibe instrucciones a modo de demostración. Esto significa que una tarea se lleva a cabo hasta su finalización manualmente, lo que permite al bot «aprender» o registrar cada paso dado por el usuario.
Una vez registrado, el bot repite esta serie de pasos como lo haría el usuario, interactuando con la GUI de la computadora o la interfaz gráfica de usuario, de la misma manera. Sin embargo, puede, por supuesto, repetir tales acciones más rápido que una persona y con una precisión mucho mayor, lo que permite a los empleados dedicar su tiempo a un trabajo de mayor valor.
2 desafíos comunes en la implementación de RPA y consejos para superarlos
Estos son dos de los problemas más comunes que enfrentan las empresas al implementar RPA, con consejos adicionales sobre cómo superarlos.
Desafío # 1 – Falta de claridad
Cuando se trata de trabajar la automatización de procesos robóticos en el conjunto actual de herramientas y estrategias de su negocio, vale la pena ser específico. De hecho, la claridad y especificidad relativas pueden hacer o deshacer sus esfuerzos para hacerlo por completo.
La razón por la que reina la claridad en este sentido se debe a la forma en que funciona este tipo de automatización. Los desarrolladores se toman el tiempo para condensar, racionalizar y, en última instancia, codificar en cualquier paso específico de un proceso determinado para que un programa pueda manejarlo de manera eficiente en lugar de que un humano tenga que hacer lo mismo.
Sin embargo, como mencionamos anteriormente, RPA omite este paso y sigue a un usuario capacitado. Cada paso que dan es monitoreado, analizado y luego repetido por el bot.
Si los pasos para manejar el proceso que pretende automatizar no son extremadamente claros desde el principio, inevitablemente tendrá problemas con el programa más adelante.
Esto significa que el usuario del que está aprendiendo el programa necesitará conocer el proceso que tiene la intención de demostrar por dentro y por fuera antes de que pueda entrenar efectivamente a un bot para que lo repita con precisión confiable.
Consejo para resolver este problema
Procure contar con la ayuda de todas las personas dentro de su organización que estén bien informadas sobre el proceso que pretende automatizar a medida que presenta los pasos secuenciales necesarios para completarlo correctamente. Esto ayuda a evitar sorpresas irritantes (y costosas) una vez que el bot comienza a repetir acciones.
Desafío # 2: las excepciones pueden interferir con la RPA
Aunque un bot configurado correctamente puede manejar la misma tarea repetidamente, cada vez que surge una extraña excepción en los datos disponibles o en el comportamiento del programa auxiliar, es probable que se confunda.
Esto hace que el monitoreo general y el manejo manual de excepciones sean necesarios, lo que podría resultar desalentador en algunos escenarios.
Consejo para manejar este riesgo
A menudo es una buena idea asegurarse de que su organización tenga talento informático disponible para ayudar a diagnosticar rápidamente los problemas que surgen con su sistema RPA. Si los problemas persisten durante demasiado tiempo, pueden generar preocupaciones más serias y un ROI negativo.
Aunque la automatización robótica de procesos como una herramienta tecnológica poderosa para uso de nivel empresarial todavía está en su infancia, ya ha demostrado ser muy valiosa para muchas organizaciones.
El uso de tales herramientas para simplificar las tareas repetitivas de alto volumen puede liberar efectivamente a su fuerza de trabajo para actividades más valiosas, al tiempo que reduce los errores en el camino.
3 mejores prácticas para implementar la automatización robótica de procesos
Para aprovechar al máximo la automatización de procesos robóticos, elegir los procesos y actividades correctos para automatizar es la clave para obtener el mayor retorno de la inversión y evitar dolores de cabeza innecesarios en el camino.
Siga estas mejores prácticas para identificar los procesos dentro de su empresa que están listos para la automatización y ofrecen el mayor ROI:
1. Identifique los procesos que podrían beneficiarse más de la automatización
Al centrarse en las actividades que tienen el mayor beneficio de la automatización, las empresas pueden obtener un mayor (y más rápido) retorno de la inversión.
2. Centrarse en tareas repetitivas de alto volumen
Uno de los objetivos principales de la automatización de procesos robóticos es aliviar la demanda de los trabajadores humanos para llevar a cabo tareas repetitivas. Identificar estos procesos y convertirlos en una prioridad para RPA resulta en ganancias rápidas en la capacidad del equipo; en otras palabras, libera talento para enfocarse en actividades más complejas o de mayor valor.
3. Elija procesos que sean ideales para la automatización
Si bien puede haber muchos procesos que podrían beneficiarse enormemente de la automatización, no todos los procesos encajan bien. Los procesos ideales para la automatización incluyen procesos basados en reglas, procesos maduros con procedimientos establecidos (en oposición a los procesos en un estado de cambio constante) y procesos específicos de la compañía (en oposición a los procesos comunes de toda la industria que pueden ser mejor atendidos por pre -construido o soluciones estándar).
Después de identificar los procesos para la automatización, observe los procedimientos existentes y simplifique donde sea posible. Hacer mejoras en el proceso antes de implementar RPA puede reducir los requisitos de programación, acelerar el tiempo de implementación y dar como resultado una mejor experiencia del usuario.
Al centrarse en los procesos con el mayor potencial y simplificar los procesos para reducir las demandas de programación, hay una mayor probabilidad de éxito con un proyecto inicial de RPA, que contribuye en gran medida a obtener la aceptación para ampliar y expandir los esfuerzos de RPA a otras áreas del negocio.
Al aplicar los consejos simples y las mejores prácticas detalladas anteriormente a su propia implementación de RPA, puede obtener un mayor beneficio y mitigar los riesgos y los puntos débiles relacionados con su uso.